על ניהול פרויקטים מקצועי והחשיבות של הכנת תוכנית עבודה

ניהול פרויקטים הוא תפקיד חשוב בהרבה חברות, המנהלות פרויקטים מידי פעם בפעם. ניהול פרויקטים הוא תחום שדורש הכשרה מסוימת, יחסי אנוש וגם כושר ניהול. פרויקט הוא עניין מורכב, הדורש עבודה רבה ומורכב מפרטים קטנים, ומנהל הפרויקט אמור להצליח להשתלט על כל חלקי הפרויקט. לעיתים חברות נוטות לקדם אדם מתפקיד רגיל לתפקיד מנהל פרויקט, אך ללא הכשרה מתאימה הוא לא יוכל לנהל פרויקט כראוי. לעיתים, מנהל פרויקט זקוק להכשרה כפולה: גם בתחום ניהול פרויקטים וגם בתחום שבו עוסק הפרויקט.

ניהול פרויקטים לא פשוט כלל

ניהול פרויקטים הוא תחום סבוך ומסובך. כדי לנהל פרויקט כראוי אי אפשר להסתפק בניהול כללי של מנהל החברה, או באדם אחד אחראי מתוך הפרויקט.כל ניהול פרויקטים דורש אדם מוכשר, שיכול להיות אדם ששייך לחברה, או עובד חדש שמגיע מבחוץ במיוחד לתחום ניהול פרויקטים. תפקידו של מנהל הפרויקט הוא להכיר את הפרויקט על בוריו, לקשר בין הגורמים השונים הקשורים לפרויקט, לדאוג לכוח אדם על פי הנדרש ולעבודת צוות נכונה, וכן לדאוג שהפרויקט יצליח, לא רק במטרתו הראשונית אלא גם ביעדים הנוספים שהוצבו בפניו כמו יעדי זמן לסיום הפרויקט, יעדי תקציב שהפרויקט אמור לעמוד בהם ועוד.

איך מצליחים לנהל פרויקט כראוי?

הכלי הבסיסי לניהול פרויקטים הוא תוכנית עבודה ייעודית. תוכנית עבודה נועדה לסדר באופן המאורגן ביותר את כל חלקי הפרויקט, את מטרותיו, את היעדים שהוא נדרש לעמוד בהם, ואת כל הפרטים הקטנים שמרכיבים אותו, החל ממספרי טלפון רלוונטיים ועד לתוכנית עבודה מפורטת לכל עובד ועובד.

תוכנית עבודה – איך בונים?

תוכנית עבודה טובה צריכה להכיל את כל הפרטים החשובים של הפרויקט, החל מהגדרת הפרויקט ומטרותיו ועד לפרטים הקטנים ביותר, כולל לוחות גנט ולוחות זמנים מפורטים. ישנן תבניות קבועות של תוכנית עבודה לפרויקט סטנדרטי בכל חברה העוסקת בפריקטים, ולרוב אפשר להשתמש בהן כדי לבנות את תוכנית העבודה המדויקת לפרויקט הספציפי הנתון. במקרה של פרויקט מסובך במיוחד או חריג במיוחד, יש לבנות תוכנית עבודה מפורטת ייחודית לפרויקט, על פי הדרישות המתאימות לפרויקט המסוים הזה.