האם צריך לבצע אישורי הגעה לאירועי המצווה?

אחרי שהכנתם רשימה של מוזמנים לאירוע, יהיה עליכם להזמין אותם ולקוות שהם ישנו את הסטטוס שלהם ממוזמנים לאורחים. על מנת שגם אתם תוכלו להערך לאירוע על הצד הטוב ביותר, כדאי לערוך אישורי הגעה לאירוע. המטרה? לדעת כמה אורחים יגיעו בסופו של דבר לחגוג אתכם ועם ילדכם באירוע המצווה המרגש בכותל.

חוגגים אירוע קטן? אישורי ההגעה עליכם

ראשית, אין כל סיבה לפנות אל חברה חיצונית שתבצע עבורכם את אישורי ההגעה. מטבע הדברים, תשמחו להשאיר את הכסף שלכם בכיסים ולהסתייע כמה שפחות בנותני שירות. בעת שאתם חוגגים בר מצווה בכותל, האירוע שלכם מטבע הדברים הינו אירוע קטן ואינטימי יותר. המשמעות? תוכלו לבצע את אישורי ההגעה לגמרי לבדכם מבלי שתצטרכו סיוע חיצוני. מאחר ומדובר על כמות מוזמנים קטנה יחסית המבוססת על בני המשפחה והחברים הקרובים ביותר, תוכלו לאשר את ההגעה גם באמצעות הודעת ווצאפ אל המכשיר הסלולארי של כל אורח.

המטרה: דעו מי מגיע לחגוג אתכם!

אישורי ההגעה מוכרים לרבים בעיקר מאירועי החתונה: סביר כי גם אתם קיבלתם לפחות פעם אחת טלפון, כאשר מאחורי הקו הייתה נציגה שהציגה עצמה מטעם החתונה של בני הזוג שאל האירוע שלהם הוזמנתם. מדובר על סטנדרט קיים, שפשוט מאפשר למארחי האירוע להערך טוב יותר לאירוע. כשאתם משקיעים את זמנכם באישורי ההגעה, אתם יכולים לדעת בדיוק מי מגיע לחגוג אתכם! שימו לב כי גם במקרה בו אתם חוגגים עם 50 אורחים, כדאי מאד שתדעו מה צפי ההגעה.

הדרך שלכם להערך טוב יותר לאירוע

מעבר לכך שתוכלו לדעת בדיוק מושלם מי מהמוזמנים שלכם יגיע ומי לא, הרי שאתם יכולים להערך לאירוע בצורה טובה יותר. כך לדוגמא, במידה והזמנתם אל האירוע 80 אורחים, אך לבסוף מגיעים רק 60, הרי שיש לכם פוטנציאל אדיר לחסוך כסף. איך בדיוק? הדוגמא הקלאסית שניתן לתת היא בין היתר עם כמות המזון שתרכשו לאירוע, או כמות המזכרות שתרכשו עבור האורחים. אין כל סיבה שתרכשו אקסטרות בעת שחלק מהמוזמנים שלכם לא יגיעו. מדובר על התנהלות כלכלית-ארגונית נכונה לאורך האירוע, שרק תטיב עמכם.

מדוע כדאי ליידע את הילד לגבי האורחים שלא מגיעים?

שימו לב הורים יקרים: לאורך ארגון אירוע המצווה חשוב לערב את ילדכם בכל פרט בהפקה ובארגון. כפי שאתם מערבים את הילד בבחירה שלכם לחגוג בכותל וכפי שהוא זה שבוחר את החליפה שלו לאירוע, כך חשוב גם ליידע אותו לגבי האורחים שלא אישרו את הגעתם לאירוע. הסיבה? בעת שילדכם יצפה לאורחים מסוימים בזמן האירוע והם לא יגיעו, יכולה להיווצר תחושת אכזבה גדולה, שלעתים גם מתורגמת לעלבון. חיסכו מילדכם רגשות לא נעימים שכאלו ביום החג הפרטי שלו, וכל עוד אתם יודעים על מוזמנים קרובים שלא יגיעו, ספרו על כך לילדכם.

כמה זמן לפני האירוע עורכים את אישורי ההגעה?

מודעת SAVE THE DATE לאירוע מתפרסמת כחודש וחצי לערך לפני האירוע, כאשר את ההזמנות הרשמיות שולחים לאורחים כשלושה שבועות לפני האירוע. על כן, זמן סביר לערוך בו את אישורי ההגעה הינו כשבוע וחצי לערך לפני האירוע.